اپراتورهای چت آنلاین باید توجه ویژه‌ای به آداب و معیارهای چت و دانش محصولات شرکت داشته باشند. داشتن مهارت در این دو موضوع برای ارایه پاسخ‌های مناسب و رضایت مشتری بسیار مهم است.
اصول چت کردن
یکی از بهترین روش‌ها برای بهبود شیوه چت کردن، ارتباط منحصربفرد و خاص با هر یک از مشتریان است. این نشان می‌دهد که شما به هر یک از مشتریان خود اهمیت ویژه‌ای قائل هستید.
اگر جواب‌های شما تکراری و نامنظم باشند، کاربران سریع متوجه این موضوع خواهند شد. برای جلوگیری از این مورد، بهتر است از پیام‌های آماده کمتر استفاده کنید و هرمکالمه را تازه و متفاوت انجام دهید.
البته پیام‌های آماده می‌تواند روش خوبی برای پاسخگویی به سوال‌های تکراری باشد ولی توجه کنید که بیش از حد از آن‌ها استفاده نکنید، چون هیچکس دوست ندارد با یک ربات حرف بزند.
یکی دیگر از روش‌های بهبود مهارت مکالمه، گفتگو با هر کاربر به شیوه خودش است. اگر کاربر از زبان محاوره‌ای و صمیمی و همچنین از اموجی‌ها برای گفتگو استفاده می‌کند، شما نیز می‌توانید این کار را انجام دهید. ولی اگر یک سوال رسمی دریافت کردید، شماهم باید به همان شیوه پاسخ دهید.
دانش محصول
جدا از بحث چگونگی صحبت کردن، شما باید بدانید که در مورد چه چیزی صحبت می‌کنید. باید دانش کافی از محصولات و پیشنهادات قابل ارایه خود داشته باشید و زمانی که از شما سوالی پرسیده شد، بهترین پاسخ ممکن را ارایه دهید. البته گاهی اوقات ممکن است پاسخ برخی سوالات را ندانید، در این مواقع با صراحت بگویید که جواب سوال را نمی‌دانید. ولی بعد از آن، حتما با همکاران خود مشورت کنید و جواب صحیح را پیدا کنید.
سرعت پاسخگویی نیز از اهمیت زیادی برخوردار است. مشتریان را در انتظار نگه ندارید. اغلب نوشتن چند جمله کوتاه، بهتر از یک پاسخ بزرگ است. این باعث می‌شود تا مکالمه ادامه پیدا کند و وقتی موضوع گفتگو تغییر کرد، شما نیز بحث را عوض کنید.
مشاهده جملات تایپ شده کاربران، باعث می‌شود قبل از آنکه کاربران سوالشان را ارسال کنند، شما جواب خود را آماده کنید.
به مشتریان خود اهمیت دهید
هنگام ارایه پشتیبانی، شما ممکن است با تعداد زیادی از کاربران به صورت همزمان مکالمه کنید، ولی باید بدانید که چیزی که مهم است تعداد آن‌ها نیست، بلکه ارایه یک پشتیبانی خوب به آنهاست. بنابراین مکالمه‌ی باکیفیت با کاربران کمتر، خیلی بهتر از مکالمه‌ی بی‌کیفیت با تعداد زیادی از آنهاست.